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Registros obrigatórios para coleções de microrganismos da Embrapa é reunida em publicação

Tatiana Fernandes, analista da Embrapa Meio Ambiente (Jaguariúna, SP) e Clarissa Pires de Castro, pesquisadora da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia (Brasília, DF), reuniram na publicação Série Documentos 101, da Embrapa Meio Ambiente, orientações para elaboração de registros obrigatórios para coleções de microrganismos.

Na Embrapa, essas coleções surgiram com a própria empresa, e atualmente estão distribuídas em suas Unidades. Abrigam microrganismos de funcionalidades diversas, incluindo controle biológico, fertilidade do solo, de interesse industrial e patógenos de animais e vegetais, preservam exemplares da biodiversidade e garantem a conservação do patrimônio genético.

O seu processo de isolamento, caracterização e conservação constitui uma ferramenta importante para o desenvolvimento industrial e agrícola do país, bem como para o controle de doenças de animais, de plantas e do homem.

Para alcançarem níveis de excelência em suas técnicas e serviços prestados, as coleções devem atender a um conjunto de normas nacionais e internacionais, inclusive as Diretrizes de Gestão para Coleções de Microrganismos da Embrapa, elaboradas dentro do projeto “Modelo Corporativo de Gestão para as Coleções de Microrganismos da Embrapa” – Gestcol, com base no diagnóstico das coleções participantes, no benchmarking de coleções de referência nacionais e internacionais e no mapeamento dos processos de gestão das coleções. A extensão de aplicação dos requisitos contidos nessas normas depende da categoria dessas coleções.

Conforme Tatiana, “para cada categoria, foram definidos requisitos mínimos de qualidade, reunidos no documento das Diretrizes de Gestão. Tais requisitos incluem um conjunto de procedimentos gerenciais, técnicos e de equipamentos que devem ser elaborados, orientando a execução das principais atividades e a operação dos equipamentos críticos”.

Clarissa complementa que, “além dos procedimentos, há um conjunto de registros que cada coleção deve produzir em sua rotina de trabalho. A conduta adequada quanto a produção, arquivamento, armazenamento, proteção, manutenção e disposição dos registros garante a rastreabilidade das informações e processos, evita a perda de dados importantes e traz confiabilidade ao sistema, além de possibilitar que a coleção evidencie que suas atividades são realizadas conforme os requisitos aplicáveis à sua categoria”.

Nas coleções da Embrapa, os registros devem ser controlados segundo o procedimento de Controle de Registros, abordado no documento “Orientações para a Elaboração de Documentos Gerenciais de um Sistema de Gestão da Qualidade”, que pode ser acessada pela publicação.

Devem ser definidas e registradas as responsabilidades do pessoal gerencial, técnico e de apoio com respeito a planejamento, realização e avaliação dos ensaios, relato de opiniões e interpretações e desenvolvimento e validação de novos métodos. A qualificação e experiência requeridas para cada função também devem estar definidas.

A coleção deve conter um programa prevendo a realização de limpeza e de checagem da contaminação de locais críticos à realização de suas atividades, como, por exemplo, a cabine de segurança biológica, as estufas utilizadas para cultivo de microrganismos e bancadas. Além disso, deve ter disponível um inventário detalhado do material que contém, incluindo as informações referentes à identificação, caracterização e consulta/intercâmbio dos microrganismos, a localização nas instalações e o pessoal que tem acesso ou a custódia deles a qualquer momento.

Também deve-se registrar a classificação do acervo segundo os grupos de risco biológico indicados pela Organização Mundial da Saúde, o que permitirá que a coleção não mantenha microrganismos de grupo de risco maior do que estiver preparada para manipular. Salienta-se que a classificação do acervo deve estar disponível a todo o pessoal que manipula os microrganismos, bem como as informações que caracterizam cada grupo. Além disso, só devem fornecer amostras de grupo de risco para o cliente que possua condições adequadas para manipulá-las.

A Lista Mestra, modelo que também vai anexo na publicação, é um registro que permite o controle eficaz dos documentos, pois resume informações acerca da revisão atual e distribuição dos documentos internos e externos utilizados na coleção. Ela deve estar prontamente disponível.

Os registros não obrigatórios, mas recomendados a todas as coleções são a agenda anual de atividades da coleção, com o planejamento das principais atividades que devem ocorrer ao longo do ano, com espaço para registro da data de realização e justificativa de adiamentos; dados mínimos para depósito de microrganismos da coleção e registro do fornecimento de amostras e informações fornecidas aos clientes.

Além do registro interno do processo, é interessante que a amostra seja acompanhada de algumas informações no ato da entrega. A publicação, gratuita, pode ser acessada em http://ainfo.cnptia.embrapa.br/digital/bitstream/item/142216/1/2016DC01.pdf

Matéria: Cristina Tordin

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